Die E-Rechnung kommt!

Ab dem 1. Januar 2025 ergibt sich eine mit Übergangsregelungen versehene gesetzliche Verpflichtung, bei bestimmten Umsätzen mit einer strukturierten elektronischen Rechnung abzurechnen. Da diese Verpflichtung für (fast) alle Unternehmer erhebliche Auswirkungen haben wird, hat die Finanzverwaltung - nachdem sie schon im Oktober 2023 kurz vorab Stellung genommen hatte - den Entwurf eines BMF-Schreibens veröffentlicht, in dem die Grundsätze zur Anwendung der neuen E-Rechnung dargestellt werden. Das endgültige BMF-Schreiben soll voraussichtlich zu Beginn des 4. Quartals 2024 veröffentlicht werden.

Wir informieren Sie bereits jetzt über die voraussichtlichen Änderungen und den entstehenden Handlungsbedarf.

E-Rechnung im Wachstumschancengesetz

Durch das Wachstumschancengesetz ist national zum 1. Januar 2025 die Verpflichtung eingeführt worden, bei Umsätzen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern mit einer strukturierten elektronischen Rechnung abzurechnen (E-Rechnung).

Neue Definition der Rechnung in § 14 Abs 1 UStG

Elektronische Rechnung: 
Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 entsprechen. Eine E-Rechnung kann neben der europäischen Norm auch in einem zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbarten elektronischen Format erstellt werden, wenn das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Diese vom Finanzausschuss hinzugefügte Möglichkeit der elektronischen Rechnung soll die geforderte "Technologieoffenheit" gewährleisten.

Sonstige Rechnung: 
Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. Dies sind ab dem 1. Januar 2025 dann auch Rechnungen, die im PDF-Format oder als JPEG-Datei übertragen werden.

Wichtig

• Eine per E-Mail übermittelte PDF-Datei stellt ab 2025 keine "elektronische Rechnung" mehr dar. Die E-Rechnung muss in einem "strukturierten elektronischen Format" ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Die Finanzverwaltung hatte schon früher klargestellt, dass die bisherigen elektronischen Formate, die insbesondere für die Abrechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern bisher verwendet werden (XRechnung oder ZUGFeRD), diesem elektronischen Format entsprechen.
• Zu unterscheiden sind die Fälle, in denen die Erstellung einer Rechnung zwingend gesetzlich vorgeschrieben ist und die Fälle, in denen verpflichtend mit einer elektronischen Rechnung abzurechnen ist. Nicht in allen Fällen, in denen eine Rechnung ausgestellt werden muss, muss dies auch eine E-Rechnung sein! Eine E-Rechnung in dem neuen "strukturierten" Format ist nur auszustellen, wenn eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung besteht, der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist, der die Leistung für Zwecke seines Unternehmens bezieht und sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland oder in einem in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiet ansässig sind (das sind die (verbliebenen) Freihäfen – Bremerhaven und Cuxhaven – sowie die Gewässer und Watten zwischen der jeweiligen Strandlinie und der Hoheitsgrenze).
• Sowohl Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro) als auch Fahrausweise (als Rechnungen) nach § 33 und § 34 UStDV können immer als sonstige Rechnungen erstellt werden – dies gilt aus Praxisgründen notwendigerweise auch bei B2B-Umsätzen (also zwischen Unternehmen).

Übergangsregelungen

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung wird durch Übergangsregelungen begleitet:

• Grundsätzlich kann für Umsätze, die zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, weiterhin mit einer "sonstigen Rechnung" abgerechnet werden, selbst wenn eigentlich verpflichtend eine E-Rechnung erstellt werden müsste. Dies aber nur, wenn die Rechnung dann auch bis zum 31.12.2026 übermittelt wird. Wenn mit einer anderen, nicht dem geforderten Format entsprechenden elektronischen Rechnung abgerechnet wird, ist die Zustimmung des Leistungsempfängers (wie bisher) notwendig; keine Zustimmung ist bei Abrechnung auf Papier notwendig.
• Für kleinere Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Vorjahr (hier 2026) nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, wird diese Ausnahmeregelung für Umsätze, die in der Zeit zwischen dem 1. Januar 2027 und dem 31. Dezember 2027 ausgeführt werden, bis zum 31. Dezember 2027 verlängert.

Wichtig

Grundsätzlich bleibt aber nach der bisherigen Regelung die Verpflichtung des Leistungsempfängers bestehen, eine elektronische Rechnung entgegenzunehmen. Dies betrifft auch kleinere Unternehmen und Rechnungen, die ab dem 1. Januar 2025 ausgestellt werden.

Entwurf des neuen BMF-Schreibens

Grundsätze

Die Finanzverwaltung stellt in dem Entwurf des BMF-Schreibens zur E-Rechnung klar, dass sich die Verpflichtung zur Abrechnung mit einer E-Rechnung auch auf die folgenden Sachverhalte erstreckt:

• Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger mit einer Gutschrift;
• für Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG - Reverse-Charge-Verfahren);
• für Rechnungen, die von Kleinunternehmern (§ 19 UStG) ausgestellt werden;
• für Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe (§ 24 UStG) unterliegen;
• bei Reiseleistungen (§ 25 UStG) und
• bei Umsätzen, für welche die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) angewendet wird.

Ist der Leistungsempfänger kein Unternehmer oder sind nicht beide Beteiligten im Inland ansässig, besteht keine Verpflichtung zur Abrechnung mit einer E-Rechnung.

Kleinbetragsrechnungen

Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtrechnungsbetrag von 250 Euro) können auch ab dem 1. Januar 2025 weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Übersteigt der Gesamtrechnungsbetrag 250 Euro, ist eine E-Rechnung auszustellen, auch wenn der Bruttobetrag des der Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung unterliegenden Anteils der abgerechneten Leistungen weniger als 250 Euro beträgt.

E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Welches zulässige Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist.

Praxis-Tipp: 

Rechnungen nach dem XStandard ("XRechnung") oder nach dem ZUGFeRD-Format sind Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format. Es können aber auch andere europäische E-Rechnungsformate verwendet werden, die der europäischen Norm entsprechen (z. B. FatturaPA (Italien) oder Factur-X (Frankreich)).

Einzelfragen

Die Finanzverwaltung nimmt in dem Entwurf des BMF-Schreibens auch zu weiteren Fragen Stellung, die - zum Teil - von der Praxis aufgeworfen wurden:

• Umfang einer E-Rechnung: Die E-Rechnung muss alle notwendigen Rechnungsinhalte enthalten. Für die Leistungsbeschreibung bedeutet dies, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistung ermöglichen müssen, jedoch können ergänzende Angaben in einem in die E-Rechnung integrierten Anhang aufgenommen werden.
• Übermittlung der E-Rechnung: Die E-Rechnung kann per E-Mail versandt werden, es können aber auch die Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die E-Rechnung als Download über ein (Kunden-)Portal bereitgestellt werden. Es können auch externe Dienstleister eingeschaltet werden. Wird eine E-Rechnung mehrfach übermittelt, handelt es sich regelmäßig um die Übermittlung als inhaltlich identisches Mehrstück, das nicht zur Steuerschuld nach § 14c UStG führt.
• Empfang der E-Rechnung: Inländische Unternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.
• Verweigerung der Annahme: Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung oder ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.
• Verträge als Rechnung: Auch Verträge können dem Grunde nach ab 2025 als Rechnung gelten. Bei Dauerschuldverhältnissen (z. B. Mietverhältnissen) soll es ausreichend sein, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang beigefügt wird, oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
• Berichtigung von Rechnungen: Auch für E-Rechnungen gelten die allgemeinen Grundsätze zur Rechnungsberichtigung. Sie muss aber ebenfalls in einem strukturierten Datenformat erfolgen. Bei einer Änderung der Bemessungsgrundlage gelten dieselben Regelungen wie bisher, sodass in aller Regel keine berichtigte Rechnung erstellt werden muss.
• Aufbewahrung: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Soweit separat versandte Dokumente für die Besteuerung relevant sind, müssen diese ebenfalls in der ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers

Umfassender nimmt die Finanzverwaltung in dem Entwurf zum Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers Stellung. Vorab stellt sie klar, dass in den Fällen, in denen eine E-Rechnung verpflichtend ist, nur diese die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 und § 14a UStG erfüllt. Eine sonstige Rechnung erfüllt in diesen Fällen nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug.

Während der Übergangszeiträume wird allein wegen der Ausstellung der Rechnung im falschen Format der Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht beanstandet, sofern der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen in Anspruch nehmen konnte.

Konsequenzen für die Praxis

Keine Pflicht zur elektronischen Verarbeitung

Die Rechnung muss in den B2B-Fällen bei inländischen Unternehmern zwar verpflichtend – abgesehen von den Übergangsregelungen – in einem elektronischen strukturierten Format erstellt, übermittelt und von beiden Vertragspartnern auch elektronisch archiviert werden. Es ist aber derzeit nicht erforderlich, dass die E-Rechnung beim Rechnungsempfänger auch (medienbruchfrei) elektronisch verarbeitet werden muss (sie muss aber elektronisch verarbeitbar und von der Finanzverwaltung auswertbar sein).

Sanktionen für den Rechnungsaussteller

Keine Hinweise enthält der Entwurf des BMF-Schreibens zu den Fragen eventueller Sanktionen für den Rechnungsaussteller, wenn er seiner Verpflichtung zur Abrechnung mit E-Rechnung nicht nachkommen sollte.

Probleme für Kleinstunternehmer

Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung werden sich nicht nur umsatzsteuerrechtliche Fragen ergeben. Insbesondere werden kleinere Unternehmer bei der Umstellung auf die Rechnungsausstellung (spätestens ab 2028) und auf den Rechnungseingang (ab 2025) vor Probleme gestellt. Gerade die Kleinstunternehmer mit einem überschaubaren Belegumfang, die vielleicht auch die Belegführung nicht externen Dienstleistern überlassen, werden durch die vielfältig von der Politik dargestellten Einsparungspotenziale durch die fortschreitende Digitalisierung nicht zu überzeugen sein.

Weitere offene Fragen

• Ebenfalls keine Hinweise enthält der Entwurf zu den vielfältigen Problemen der Barverkaufsrechnungen außerhalb der Kleinbetragsrechnungen. Hier scheint man die technische Umsetzung mit den sich daraus ergebenden umsatzsteuerrechtlichen Folgefragen "dem Markt" überlassen zu wollen.
• Präzisere Aussagen wären auch zur Frage der Anwendung des § 14c Abs. 2 UStG (unberechtigter Steuerausweis) in den Fällen einer Doppelausstellung von analoger und elektronischer Rechnung wünschenswert gewesen.

Unser Fazit

Es handelt sich bestenfalls um einen ersten Ansatz durch die Finanzverwaltung, der noch sehr viele Fragen offen lässt. Wenn dann aber ein endgültiges BMF-Schreiben erst zu Beginn des 4. Quartals veröffentlicht werden soll, bleibt der Praxis nicht mehr viel Zeit, zum 1. Januar 2025 in die richtigen Startlöcher zu kommen.