Das Jahr 2023 neigt sich dem Ende zu. Dieses Jahr ist wohl das Entscheidungsjahr zu dem Thema Abgeltung und Verfall von Urlaubsansprüchen. Nicht nur das Bundesarbeitsgericht, sondern auch der Europäische Gerichtshof hat sich zu der Frage der Urlaubsabgeltung und des Verfalls von Urlaubsansprüchen bei Langzeiterkrankten geäußert.
Nachstehend fassen wir Ihnen für die Praxis die entscheidenden Punkte zusammen und geben Ihnen für das Urlaubsjahr 2024 vielleicht noch neue Aspekte an die Hand:
Gesetzliche Urlaubsansprüche, die für das Urlaubsjahr entstanden sind, verfallen nur dann, wenn Sie als Arbeitgeber die Mitarbeitenden in die Lage versetzt haben, die Urlaubstage auch in Anspruch nehmen zu können. Das Bundesarbeitsgericht und auch der Europäische Gerichtshof haben nochmals klargestellt, dass Sie als Arbeitgeber verpflichtet sind, den Mitarbeitenden ausdrücklich zur Inanspruchnahme des bestehenden Urlaubsanspruchs aufzufordern. Das Bundesarbeitsgericht hat sich dahingehend positioniert, dass innerhalb der ersten zwei Wochen des neuen Kalenderjahres der Arbeitgeber die Mitarbeitenden aufzufordern hat, den kalenderjährlichen Urlaub in Anspruch zu nehmen. Die Aufforderung kann in Textform erfolgen, zusätzlich mit dem Hinweis, was die Folge für die Mitarbeitenden ist, sollte der Urlaub nicht rechtzeitig genommen werden. Fordern Sie Ihre Mitarbeitenden nicht (ordnungsgemäß) zur Inanspruchnahme ihrer Urlaubsansprüche auf, verfällt der jeweilige Urlaubsanspruch nicht zum Jahresende und auch nicht mit Ablauf des 31.03. des Folgejahres.
Des Weiteren hat sich der Europäische Gerichtshof dahingehend positioniert, dass derjenige Urlaub von Langzeiterkrankten nicht verfällt, deren Urlaubsanspruch noch vor der Erkrankung der Mitarbeitenden entstanden ist. Denn sind Mitarbeitende erkrankt und hatten nicht die Möglichkeit, den Urlaubsanspruch auch tatsächlich wahrnehmen zu können, bleibt der Anspruch auf eben diese Urlaubstage bestehen. Auf diese Urlaubstage ist die sogenannte 15-Monats-Frist nicht anwendbar. Diese Urlaubstage sind daher gegenüber den Mitarbeitenden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzugelten, sollten die Mitarbeitenden diesen Anspruch geltend machen.
Diejenigen Urlaubsansprüche, die erst während der Arbeitsunfähigkeit entstehen, verfallen nach 15 Monaten (zum 31.03. eines jeden „übernächsten“ Kalenderjahres). Hier hat sich der Europäische Gerichtshof auch zutreffend dahingehend positioniert, dass eben diese Mitarbeitenden auch nicht aufgefordert werden müssen, den Urlaub in Anspruch nehmen zu müssen, da sie aufgrund der Arbeitsunfähigkeit diesen tatsächlich nicht in Anspruch nehmen können. Sollte der Langzeiterkrankte während des Kalenderjahres jedoch in das Unternehmen zurückkehren, muss er zur Inanspruchnahme des Urlaubsanspruchs aufgefordert werden.
Unsere Empfehlung lautet:
Fordern Sie die Mitarbeitenden in der ersten Januarwoche in Textform auf, ihren Jahresurlaub in Anspruch zu nehmen. Der Verweis zu der Inanspruchnahme des Urlaubs im Arbeitsvertrag oder auf der Lohnabrechnung ist nicht ausreichend. Teilen Sie mit, wieviel Urlaubsanspruch besteht und welche Konsequenz es hat, wenn der Urlaub nicht innerhalb des Kalenderjahres in Anspruch genommen wird. Zudem ist es wichtig, dass Sie nachweisen können, dass Sie Ihre Mitarbeitenden aufgefordert haben. Welche Beweismöglichkeiten für Ihr Unternehmen in Betracht kommen, können wir gerne individuell besprechen. Wir empfehlen zusätzlich, die Mitarbeitenden nochmal in der Mitte des Jahres auf die Inanspruchnahme der übrigen Urlaubstage hinzuweisen, um sicherzustellen, alles getan zu haben, um Ihrer Mitwirkungspflicht nachgekommen zu sein.