Newsletter Arbeitsrecht

Newsletter Arbeitsrecht

Die Anforderungen im Arbeitsrecht entwickeln sich rasant weiter: Neue Gesetze, Urteile und Diskussionen stellen Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen. Mit unserem Newsletter Arbeitsrecht möchten wir Sie dabei unterstützen, den Überblick zu behalten und rechtssicher zu handeln. Sie erhalten kompakte Einordnungen, praxisnahe Impulse und konkrete Handlungsempfehlungen – fundiert, verständlich und auf den Punkt.
 
Diese Themen erwarten Sie:

1. Wieder einmal Neues zur Vertragsgestaltung bei Fortbildungsvereinbarungen
2. Digitalisierung der Lohnabrechnung – Papierform adé!
3. Praxisfall

Wir wünschen Ihnen eine anregende Lektüre!

Wieder einmal Neues zur Vertragsgestaltung bei Fortbildungsvereinbarungen – Entscheidung des BAG, Urteil vom 21.10.2025 – 9 AZR 266/24

Viele Arbeitgebende vereinbaren mit ihren Beschäftigten Rückzahlungsklauseln für Fortbildungskosten, um sich gegen das Risiko abzusichern, dass Mitarbeitende kurz nach einer teuren Qualifizierung das Unternehmen verlassen. Eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Urteil vom 21. Oktober 2025 – 9 AZR 266/24) verdeutlicht ein weiteres Mal, wie präzise diese Klauseln formuliert sein müssen, um einer rechtlichen Überprüfung standzuhalten.

Der Sachverhalt:

In dem entschiedenen Fall hatte eine Pflegeeinrichtung mit einer Altenpflegerin einen Fortbildungsvertrag geschlossen. Dieser sah vor, dass die Arbeitnehmerin die Fortbildungskosten zurückzahlen muss, wenn das Arbeitsverhältnis innerhalb von 24 Monaten nach Abschluss der Fortbildung „aus von der Arbeitnehmerin zu vertretenden Gründen“ endet – sei es durch Eigenkündigung oder durch Kündigung des Arbeitgebers.

Die Arbeitnehmerin kündigte das Arbeitsverhältnis vor Ablauf dieser Bindungsfrist. Die Arbeitgeberin verlangte daraufhin die anteilige Rückzahlung der Fortbildungskosten.

Die Entscheidung des BAG:

Das Bundesarbeitsgericht gab der Arbeitnehmerin recht und wies die Klage der Arbeitgeberin ab. Das Gericht stufte die Rückzahlungsklausel als unwirksam ein (§ 307 Abs. 1 S. 1 BGB).

Die Begründung: Die Klausel ist mehrdeutig und benachteiligt die Arbeitnehmerin unangemessen. Da die Formulierung „aus von der Arbeitnehmerin zu vertretenden Gründen“ nicht klar definiert war, konnte sie so ausgelegt werden, dass sie auch Fälle umfasst, in denen die Arbeitnehmerin das Arbeitsverhältnis kündigen muss (z. B. wegen dauerhafter, unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit). Eine Klausel, die den Arbeitnehmenden zur Rückzahlung verpflichtet, selbst wenn ihm die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses objektiv unzumutbar ist, schränkt die durch Art. 12 GG geschützte Berufswahlfreiheit in unzulässiger Weise ein.

Was bedeutet das für die Praxis? 

Das Urteil unterstreicht erneut, dass pauschale Rückzahlungsklauseln ein hohes Risiko bergen. Arbeitgebende sollten bei der Gestaltung von Fortbildungsvereinbarungen folgende Punkte beachten:

• Differenzierung ist Pflicht: Klauseln dürfen nicht pauschal an bestimmte Ereignisse / „Störfälle“ geknüpft werden.
• Ausnahmen definieren: Es muss ausreichend klargestellt werden, wann keine Rückzahlungspflicht besteht. Hier kommt es entscheidend auf die Differenzierung zwischen den einzelnen Risikosphären an.
• Keine „Geltungserhaltende Reduktion“: Ist eine Klausel zu weit gefasst und damit unwirksam, kann sie vor Gericht nicht einfach „passend“ gemacht werden. Sie fällt in der Regel ersatzlos weg, was bedeutet, dass der Arbeitgebende seinen Anspruch auf Rückzahlung vollständig verliert.

Fazit 

Die Gestaltung von Fortbildungsverträgen erfordert stets eine sorgfältige juristische Formulierung. Bestehende Verträge sollten regelmäßig auf ihre Konformität mit der aktuellen Rechtsprechung geprüft werden, um böse Überraschungen bei der Rückforderung von Kosten zu vermeiden.

Digitalisierung der Lohnabrechnung – Papierform adé!

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) schafft endlich Klarheit in Bezug auf die (häufig aus der Praxis gestellte) Frage, ob Lohnabrechnungen digital übermittelt werden dürfen.

Die Kernentscheidung: Ja – digitale Lohnabrechnungen sind zulässig!

Der Leitsatz der Entscheidung lautet nämlich:

„Der gesetzliche Anspruch auf Erteilung einer Entgeltabrechnung begründet eine Holschuld, die der Arbeitgeber grundsätzlich dadurch erfüllen kann, dass er die Abrechnung in Textform in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt.“

Das BAG hat somit entschieden, dass Arbeitgebende ihre Verpflichtung zur Erteilung von Lohnabrechnungen grundsätzlich auch durch die Bereitstellung als elektronisches Dokument erfüllen können. Eine Lohnabrechnung in Papierform ist demnach nicht (mehr) zwingend erforderlich. Die entscheidende Voraussetzung: Die Abrechnung muss in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeitenden-Postfach zum Abruf bereitgestellt werden. Dies erfüllt die gesetzliche Anforderung der „Textform“ gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO und § 126b BGB.

Was bedeutet dies für Arbeitgebende?

Erhebliche administrative Erleichterung:

• Schnellere Bereitstellung von Abrechnungen – beispielsweise per E-Mail oder über sichere Mitarbeitenden-Portale (HR-Tools etc.)
• Reduzierung von Druck- und Portokosten
• Erhebliche Zeiteinsparungen bei der Verwaltung

Wichtig: Das Holschulprinzip

Das BAG etabliert mit dieser Entscheidung in Bezug auf digitale Lohnabrechnung das sogenannte Holschuld-Prinzip. Dies bedeutet: Der Arbeitnehmende muss seine digitale Gehaltsabrechnung selbst abrufen – der Arbeitgebende muss sie lediglich (rechtzeitig) zum Abruf bereitstellen. Ein aktives Versenden per Post ist nicht (mehr) erforderlich!

Was ist bei der Umsetzung / Bereitstellung zu beachten?

• Sichere Zugangsvoraussetzungen: Das Postfach muss durch ein Passwort geschützt sein.
• Garantierte Zugänglichkeit: Alle Mitarbeitenden müssen die Möglichkeit haben, ihre Abrechnungen einzusehen.
• Ausdruckmöglichkeit: Mitarbeitende müssen bei Bedarf die Möglichkeit erhalten, Abrechnungen ausdrucken zu können – entweder über private Endgeräte oder über betrieblich bereitgestellte Ressourcen

Praktische Hinweise für die Umsetzung

Betriebsräte und etwaige Tarifverträge beachten: Soweit Ihr Betrieb unter den Geltungsbereich einer Betriebsvereinbarung oder eines Tarifvertrages fällt, können dort abweichende Regelungen gelten.

Planen auch Sie eine Umstellung auf digitale Lohnabrechnungen?

Wir empfehlen:

• Prüfung geltender Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge
• Dokumentation der sicheren technischen Infrastruktur
• Klarstellung der Nutzungsrechte und Zugangsmodalitäten
• Abfassen einer Nebenvereinbarung zum Arbeitsvertrag, falls gewünscht

Der Blick zurück: Die nicht ganz uninteressante Vorgeschichte

Warum der Gang zum BAG? Erwähnenswert ist, dass das Landesarbeitsgericht Niedersachsen als Vorinstanz in seiner Entscheidung vom 16. Januar 2024 (Az. 9 Sa 575/23) noch die gegenteilige Auffassung vertreten hatte. In der digitalen Bereitstellung sah es einen Verstoß der Arbeitgebendenseite gegen die gesetzliche Pflicht zur Erteilung einer Abrechnung. Das BAG hat mit seiner Entscheidung vom 28. Januar 2025 diese Rechtsprechung korrigiert und für die Praxis klare Maßstäbe gesetzt.

Fazit

Das Urteil schafft in Zeiten fortschreitender Digitalisierung eine klare rechtliche Grundlage für eine zukunftsorientierte – digitale – Verwaltung von Lohnabrechnungen. Arbeitgebende können nun auch ohne ausdrückliche Zustimmung zur digitalen Bereitstellung übergehen – sofern die technischen und organisatorischen Anforderungen erfüllt sind und die Interessen der Arbeitnehmenden durch hohe Sicherheitsstandards und Zugänglichkeitsgarantien gewahrt bleiben.

Praxisfall

Nachstehend erhalten Sie Einblick in einen bei uns brandaktuellen Fall zum Vortäuschen einer Arbeitsunfähigkeit. Selbstverständlich ist der Fall anonymisiert und der Sachverhalt zum Teil auch abgewandelt, um den Datenschutz und die Vertraulichkeit zu wahren. Der Kern des Falles ist jedoch erhalten. Uns geht es in der Darstellung des nachstehenden Falles vor allem darum, Ihnen aufzuzeigen, wie wir Sachverhalte unserer Mandanten und Mandantinnen einschätzen und begleiten. Zudem ist es für Sie unter Berücksichtigung der zum Teil schwierigen Lage bei der Einstellung und dem Erhalt der Arbeitskräfte für Ihr Unternehmen interessant, für welche Sachverhalte es sich lohnt zu kämpfen.

Das Arbeitsverhältnis aus der Handwerksbranche endete aufgrund Eigenkündigung mit Ablauf des 31.12.2025. Der Arbeitnehmer war bereits zum Zeitpunkt des Ausspruchs der Eigenkündigung arbeitsunfähig erkrankt.

Der Arbeitnehmer meldete sich vom 28.10.2025 – 16.11.2025 mit einer Erst- und Folgebescheinigung krank. Die Arbeitgeberin erfragte bei der Krankenkasse, ob es anrechenbare Vorerkrankungen gab. Die gab es, aufgrund dessen der Arbeitnehmer für die Tage 13.11.- 16.11.2025 keine Entgeltfortzahlung erhielt. Am 17.11.2025 reichte der Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom 17.11.- 31.12.2025 ein. Hierbei handelte es sich um eine Erstbescheinigung. Die Arbeitgeberin fragte erneut bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers anrechenbare Vorerkrankungen an. Dieses Mal erhielt die Arbeitgeberin eine verneinende Rückmeldung.

In Aufarbeitung des Sachverhaltes – der Arbeitnehmer wandte sich im Anschluss an das Arbeitsverhältnis mit u.a. Zahlungsforderungen an die Arbeitgeberin – ist der Arbeitgeberin bekannt geworden, dass der Arbeitnehmer, während der bei ihr gemeldeten Arbeitsunfähigkeit, in einem Nachbar- und Konkurrenzunternehmen seine Arbeitsleistung für ein Probearbeiten angeboten hat.

Die Indizienlage für das Vortäuschen der Arbeitsunfähigkeit für den Zeitraum vom 28.10.- 31.12.2025 ist erdrückend. Nicht nur, dass ab dem 17.11.2025 eine andere Erkrankung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu Grunde liegen soll, die bislang in der Erkrankungshistorie des Arbeitnehmers nicht vorgekommen ist. Auch endete die Arbeitsunfähigkeit passgenau mit Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Zudem ist der Arbeitnehmer beim Probearbeiten in einem anderen Betrieb gesichtet worden. Dort bot er im Übrigen eben die Tätigkeit an, die er auch bei der Arbeitgeberin zu erbringen hätte.

Unserer Einschätzung nach

• hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung für den Zeitraum 28.10.- 31.12.2025 wegen des Vortäuschens einer Arbeitsunfähigkeit. Die Indizienlage, dass die Arbeitsunfähigkeit für den streitgegenständlichen Zeitraum tatsächlich nicht vorgelegen haben kann, ist erdrückend.
• hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Fortzahlung der Vergütung ab dem 13.11.2025, da die Einheit des Verhinderungsfalles vorliegt. Trotz dessen eine neue Erstbescheinigung vorliegt, ist anzunehmen, dass die erste Erkrankung zum Zeitpunkt des Hinzutretens der neuen Erkrankung nicht auskuriert gewesen ist und fortbestanden hat. Daher würde ein neuer Entgeltfortzahlungszeitraum nicht in Lauf gebracht.

Für unsere Mandantin führen wir dieses Verfahren nun in 1. Instanz vor dem zuständigen Arbeitsgericht. Es geht um die Rückzahlung des Arbeitsbruttolohnes für den Zeitraum 28.10. – 31.12.2025. Zwar ist vor Klageerhebung zwischen den Parteivertretern miteinander kommuniziert worden, eine gütliche Einigung ist jedoch absehbar nicht möglich gewesen. Der Arbeitnehmer hält daran fest, dass er tatsächlich für den streitgegenständlichen Zeitraum arbeitsunfähig erkrankt gewesen sei. Ein Anspruch der Arbeitgeberin auf Rückzahlung des Bruttoentgeltes bestehe daher aus seiner Sicht nicht.

In den nachfolgenden Newslettern halten wir Sie über den Fortgang des Verfahrens informiert.