Newsletter Arbeitsrecht

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Änderungen bei Formerfordernissen seit dem 01.01.2025

Das 4. Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) soll die Digitalisierung voranbringen und Unternehmen entlasten.

Die seit dem 01.01.2025 geltenden relevanten Änderungen im Arbeitsrecht umfassen:

Arbeitsverträge

• Arbeitsverträge können seit dem 01.01.2025 in Textform abgeschlossen werden. Also per E-Mail oder PDF, ohne handschriftliche Unterschrift. Voraussetzung ist, dass der Vertrag lesbar ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und die Person des Absenders erkennbar ist. Die Aufforderung zur Erteilung eines Empfangsnachweises sollte enthalten sein.
• Eine Ausnahme erfolgt jedoch für Branchen, die durch § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (wie z.B. Bau- oder Gaststättengewerbe) besonderen Anforderungen unterliegen. Hier sieht der Gesetzgeber weiterhin zum Schutz der Beschäftigten das strengere Schriftformerfordernis vor.
• Für Vereinbarungen zur Befristung des Arbeitsverhältnisses bis zur Regelaltersgrenze genügt zukünftig ebenfalls die Textform. Diese Ausnahme vom Schriftformerfordernis für Befristungsregelungen regelt nunmehr der neu geschaffene § 41 Abs. 2 SGB VI.
• Befristete Arbeitsverträge unterliegen aber weiterhin einem strengen Schriftformerfordernis (§ 14 Abs. 4 TzBfG).

Arbeitszeugnis

Das Zeugnis kann zukünftig mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden.

Beantragung von Elternzeit und Pflegezeit/Familienpflegezeit

• Elternzeit kann für ab dem 01.05.2025 geborene Kinder in Textform beantragt werden. Die Textform gilt sowohl für den Antrag auf Teilzeit während der Elternzeit (auch bei einem anderen Arbeitgeber) als auch für deren Ablehnung durch den Arbeitgeber.
• Inanspruchnahme/Ankündigung von Pflegezeit künftig in Textform. Gleiches gilt für die Inanspruchnahme von Familienpflegezeit. Es ist aber weiterhin eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem über die Verringerung und Verteilung der Arbeitszeit zu treffen.

Arbeitnehmerüberlassung

 Künftig genügt die Textform für den Überlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher, § 12 Abs. 1 S. 1 AÜG.

Arbeitszeitgesetz und Jugendarbeitsschutzgesetz

• Für den Arbeitgeber bestehende Aushangpflichten (u.a. Gesetze und für den Betrieb geltende BVen) können künftig auch in elektronischer Form erfüllt werden „über die im Betrieb oder in der Dienststelle übliche Informations- und Kommunikationstechnik“, wenn alle Beschäftigten Zugang zu den Informationen haben;
• Betreffend das Jugendarbeitsschutzgesetz betrifft die Informationspflicht die Pflicht, Informationen über Beginn, Ende der regelmäßigen täglichen Arbeitszeit und die Pausen (auch elektronisch) zur Verfügung zu stellen; soweit im Jugendarbeitsschutzgesetz ferner schriftlich Handlungen vorgesehen sind, können diese auch in Textform erfolgen.

Kündigung per Einwurf-Schreiben: besser nicht!

Der Zugang einer Kündigung stellt immer wieder ein zentrales Problem in der arbeitsrechtlichen Praxis dar, insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer den Zugang bestreitet. Die Darlegungs- und Beweislasst liegt beim Arbeitgeber.

Eine Kündigung per Einwurf-Einschreiben ist einfach und rechtssicher – für den Zugang kann ein Anscheinsbeweis angenommen werden, so die weit verbreitete Auffassung. Das verneinte das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seiner Entscheidung vom 30.01.2025 – 2AZR 68/24:

Was war geschehen?

Eine Arztpraxis kündigte der Arzthelferin, die in der Patientenakte ihres Ehemannes eine Coronaimpfung vermerkte, nach mehreren Kündigungsversuchen und einer zwischenzeitlichen Schwangerschaft, u.a. außerordentlich per Einwurf-Einschreiben. Die Arbeitnehmerin bestritt den Zugang. Die Arbeitgeberin legte den Einlieferungsbeleg bei der Deutschen Post AG, die Sendungsnummer sowie einen im Internet abgefragten Sendungsstatus vor. Das genügte dem BAG nicht für einen Beweis des ersten Anscheins, dass das Schreiben der Arbeitnehmerin. tatsächlich zugegangen ist:

Da durch die Absendung eines Schreibens nicht der Nachweis seines Zugangs erbracht werden kann, sei der Einlieferungsbeleg für die Frage des Zugangs ohne Bedeutung.

Der Ausdruck des Sendungsstatus, auf dem dieselbe Sendungsnummer wie auf dem Einlieferungsbeleg sowie das Zustelldatum vermerkt sind, biete ebenfalls keine ausreichende Gewähr für einen Zugang. In diesem Fall lasse sich nicht feststellen, wer die Sendung zugestellt hat. Der Sendungsstatus sei kein Ersatz für den Auslieferungsbeleg. Er sagt nichts darüber aus, ob der Zusteller tatsächlich eine besondere Aufmerksamkeit auf die konkrete Zustellung gerichtet habe, die den Schluss rechtfertigen würde, dass die eingelieferte Sendung in den Briefkasten des Empfängers gelangt sei. Für dieses Ergebnis spreche ferner, dass der von der Arbeitgeberin vorgelegte Sendungsstatus weder erkennen lasse, an wen die Zustellung erfolgt sein soll (persönlich an den Empfänger, an eine andere Person in dessen Haushalt oder Einwurf in den Hausbriefkasten), noch zu welcher Uhrzeit, unter welcher Adresse oder zumindest in welchem Zustellbezirk.

Einen Auslieferungsbeleg konnte die Arbeitgeberin nicht vorlegen, so dass das Arbeitsverhältnis mangels Beweis des Zugangs nicht durch die außerordentliche Kündigung aufgelöst worden ist.

Was folgt hieraus?

Hat der Arbeitgeber die Kündigung per Einwurf-Einschreiben zugestellt, bestreitet der Arbeitnehmer den Zugang, so muss der Arbeitgeber aktiv werden und den Auslieferungsbeleg bei der Deutschen Post AG anfordern. Dieser wird nur für 15 Monate gespeichert. Ein Einlieferungsbeleg reicht für den Nachweis des Zugangs nicht aus.

Die Kündigung per Einwurf-Einschreiben sollte daher nie die erste Wahl sein. Besser die Kündigung persönlich übergeben (immer gegen Empfangsbekenntnis) oder per Boten zustellen – mit einer Dokumentation, dass die unterschriebene Originalkündigung in den Briefumschlag gelegt wurde und dieser Briefumschlag in den Briefkasten unter der genauen Protokollierung über Datum und Uhrzeit und bestenfalls unter Zeugen, die das Protokoll mitunterzeichnen, eingeworfen wurde.

Sommerzeit ist Urlaubszeit: Die Top-5-Fragen

1. Wer hat Anspruch auf Urlaub?

Alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, also auch Teilzeitbeschäftigte, geringfügig Beschäftige („Minijobber“, Aushilfen) sowie Auszubildende haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.

2. Wie hoch ist der Urlaubsanspruch?

Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch beträgt 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche, dementsprechend 20 Werktage bei einer 5-Tage-Woche. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber übergesetzlichen/vertraglichen Zusatzurlaub gewähren. Der durchschnittliche Urlaubsanspruch liegt nach alledem zwischen 25- 30 Tagen. Schwerbehinderte Menschen haben Anspruch auf Zusatzurlaub von 5 Tagen. Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen in Pflegebetrieben haben Anspruch auf Mehrurlaub von 9 Tagen über dem gesetzlichen Mindesturlaub.

Der volle Urlaubsanspruch entsteht nach einer Beschäftigungsdauer von 6 Monaten.

3. Der Arbeitnehmer ist krank im Urlaub, was geschieht mit dem Urlaubsanspruch?

Liegt eine Erkrankung vor, die zur Arbeitsunfähigkeit führt, werden die Urlaubstage gutgeschrieben und gelten als nicht genommen. Allerdings nur unter der Voraussetzung, dass die Arbeitsunfähigkeit während des Urlaubs durch ärztliches Attest nachgewiesen ist. Eine Verlängerung des Urlaubs findet nicht statt, die Urlaubstage können zu einem späteren Zeitpunkt in Anspruch genommen werden.

4. Kann der Arbeitgeber den Urlaub ablehnen?

Der Urlaub ist zu gewähren, es denn, es liegen dringende betriebliche Erfordernisse vor. Beispielsweise ein hoher Auftragsbestand oder vorrangige Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter. Verweigert der Arbeitgeber den Urlaub besteht dennoch kein Recht zur Selbstbeurlaubung, der Arbeitnehmer muss eine einstweilige Verfügung beim Arbeitsgericht beantragen.

Eine Selbstbeurlaubung kann zur Abmahnung bis zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen.

5. Wann verfällt der Urlaub?

Der Urlaub kann nach § 7 Abs. 3 BUrlG nur verfallen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und ihn klar und rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub anderenfalls mit Ablauf des Kalenderjahres erlischt. Den Arbeitgeber trifft eine Mitwirkungsobliegenheit. Die gesetzlichen Mitwirkungsobliegenheiten können bezüglich des vertraglichen Mehrurlaubs modifiziert werden, da das Bundesurlaubsgesetz nur für den gesetzlichen Mindesturlaub gilt.

In Arbeitsverträgen sollte daher zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und vertraglichem Zusatzurlaub differenziert werden. Es sollte eine Klarstellung erfolgen, dass zunächst der gesetzliche und erst nach dessen vollständiger Gewährung der vertragliche Zusatzurlaub erfüllt wird. Ferner sollte eine Regelung aufgenommen werden, dass der vertragliche Urlaub innerhalb des Kalenderjahres zu nehmen ist und ansonsten verfällt, unabhängig von einer Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers.