Die Realisierung von umfangreichen IT-Projekten ohne detaillierte Lasten- und vor allem Pflichtenhefte kommt einem Hausbau ohne Baupläne gleich: Spätestens bei der Abnahme gibt es regelmäßig Streit darüber, ob der Dienstleister die Anforderungen des Kunden, die oftmals auch rechtlichen und steuerlichen Vorgaben entsprechen müssen, tatsächlich umgesetzt hat. Bis zu diesem Zeitpunkt wurde in der Regel schon viel Zeit und Geld investiert und ein Scheitern des Projekts kommt beide Seiten dann teuer zu stehen.
Wichtiges Projektsteuerungselement
Der Bedeutung von Lasten- und Pflichtenheften wird in komplexen IT-Projekten (z.B. Einführung eines Warenwirtschafts- oder ERP-Systems) nicht immer die erforderliche Aufmerksamkeit geschenkt. Dabei sind sie regelmäßig wesentliche Bestandteile des Projektvertrages und die maßgebliche Grundlage für das Abnahmeverfahren.
Oftmals werden schon die Begriffe „Lastenheft“ und „Pflichtenheft“ nicht sauber voneinander abgegrenzt und in der Folge nicht einheitlich verwendet. Dabei ist die Differenzierung relativ einfach:
| Übliche Bezeichnung | Inhalt | Verantwortlicher |
| „Lastenheft“ | Anforderungen des Kunden (der „Wunschzettel“) | Kunde/Auftraggeber |
| „Pflichtenheft“ | Detaillierte Lösung zur Umsetzung der Kundenanforderungen (die „Lösung“) | Auftragnehmer |
Die Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften kann im Einzelfall mühsam und zeitaufwändig sein. Dies entbindet jedoch nicht von einer dem Projekt angemessenen Sorgfalt bei der Erstellung dieser Dokumente, da sie ein wesentliches Projektsteuerungselement sind. Auch Änderungen und Erweiterungen von Anforderungen im Laufe des Projektes im Rahmen eines sog. „Change Request“ können meist nur auf Basis ordnungsgemäßer Lasten- und Pflichtenhefte nachvollziehbar dokumentiert werden.
Planen auch Sie die Einführung einer neuen Software oder eines IT-Systems und benötigen Unterstützung bei der Erstellung von Lasten- und Pflichtenhefte oder Beratung bei der Erstellung eines IT-Projektvertrages? Dann stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.