Neue Software und neue Hardware: In nahezu jedem Unternehmen stehen Projekte zur Einführung von neuen IT-Lösungen über kurz oder lang auf der Tagesordnung. Diese sollten rechtssicher abgewickelt werden – vor allem mit dem IT-Anbieter.
Trotz der oftmals großen wirtschaftlichen Bedeutung solcher Projekte werden die wechselseitigen Rechte und Pflichten zum Teil gar nicht oder nur unzureichend in Projektverträgen geregelt. Und die Erfahrung zeigt: Es kommt schnell zum Streit zwischen den Parteien, wenn sich das Projekt verzögert oder die Software und/oder Hardware nicht „wie gewünscht“ funktioniert. Wer trägt die Verantwortung für den Fehler? Die Auffassungen der Parteien darüber gehen dann meist weit auseinander. Moderne IT-Systeme sind technisch derart komplex, dass es schwer ist, festzustellen, ob ein Mangel im Rechtssinne vorliegt und wer hierfür verantwortlich ist. Nur mit klaren vertraglichen Regelungen lassen sich langwierige und kostspielige gerichtliche Verfahren vermeiden.
Wir empfehlen insbesondere die folgenden 5 Punkte in einem IT-Projektvertrag zu regeln:
1. Klare Festlegung der Leistungspflichten durch ein detailliertes Pflichtenheft
Basis für das Pflichtenheft ist üblicherweise das sog. Lastenheft des Auftraggebers, in welchem dieser seine Anforderungen mehr oder weniger detailliert beschreibt. Das Pflichtenheft beschreibt hingegen die vom Auftragnehmer angebotene Umsetzung. Wir empfehlen, eindeutig nicht inkludierte Leistungen in dem Pflichtenheft ausdrücklich auszuklammern. Bei komplexeren IT-Lösungen ist die Erstellung des Pflichtenheftes meist Aufgabe des Auftragnehmers. In diesem Fall sollten auch die Anforderungen an das zu erstellende Pflichtenheft und das Verfahren zur endgültigen Leistungsfreigabe durch den Auftraggeber geregelt werden.
2. Festlegung von Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
In vielen IT-Projekten bedarf es der Mitwirkung des Auftraggebers, um das Projekt umzusetzen. Die Mitwirkungspflichten sollten im Vertrag oder einer Anlage festgelegt und zeitlich mit den Leistungspflichten des Auftragnehmers koordiniert werden. Nur so ist dem Auftraggeber eine ordnungsgemäße Ressourcenplanung möglich und Verzögerungen können vermieden werden.
3. Regelung eines Verfahrens für Leistungsänderungen (Change Request)
Im Verlauf eines IT-Projektes kann die Anpassung der Anforderungen und Umsetzungen erforderlich werden. Für diesen Fall sollte klar geregelt werden: Wer kann Änderungen vorschlagen? Wie ist der Verfahrensablauf? Wie werden Änderungen des Leistungsumfanges dokumentiert und zur Umsetzung freigegeben? Zudem empfehlen wir klare Regelungen zur Anpassung von Terminplänen und zur Vergütung von gegebenenfalls zusätzlichem Prüfungs- und Planungsaufwand.
4. Festlegung eines Test- und Abnahmeverfahrens
Werkvertragliche Leistungen bedürfen einer Abnahme. Der Ablauf des Abnahmeverfahrens sollte projektindividuell festgelegt werden. Bei IT-Systemen bedarf es oft vorgeschalteter Testläufe, um die Funktionsfähigkeit der einzelnen Komponenten und des Gesamtsystems zu überprüfen. Hierzu sollte es detaillierte Regelungen geben, u. a. auch zur Bereitstellung von Testdaten durch den Auftraggeber.
5. Regelungen zur vorzeitigen Projektbeendigung
Bei Werkverträgen bestehen in bestimmten Fällen gesetzliche Rücktrittsrechte. Liegen die Voraussetzungen hierfür vor, ist die Rechtsfolge eine Rückabwicklung der wechselseitigen Leistungen. Aufgrund der Eigenart von IT-spezifischen Leistungen lässt sich diese praktisch nicht immer einfach umsetzen. Zudem besteht im Werkvertragsrecht ein jederzeitiges (freies) Kündigungsrecht des Auftraggebers. Bei einer vorzeitigen Projektbeendigung kommt es häufig zum Streit über die Modalitäten der Rückabwicklung oder im Fall einer Kündigung über die noch zu zahlende Vergütung. Die gesetzlichen Regelungen helfen bei der Lösung dieser Konflikte oft nicht weiter, sodass auch hierzu vertragliche Regelungen getroffen werden sollten.
Planen Sie die Einführung eines neuen IT-Systems oder bieten Sie als Auftragnehmer derartige Leistungen an? Dann stehen Ihnen unsere Experten gerne beratend bei der Ausgestaltung der Verträge für Ihr nächstes IT-Projekt zur Verfügung!