von Hanna Gebhard
Corona

#NewNormal: Homeoffice forever!?

  1. Was ist arbeitsrechtlich zu regeln?
  2. Arbeiten aus dem Homeoffice: Wir wissen, worauf es jetzt ankommt!
  3. Ihre Ansprechpartner

Nach der anfänglichen Unsicherheit über COVID-19 zeichnet sich eine „neue Normalität“ ab. Viele Mitarbeiter arbeiten in der aktuellen Situation von zu Hause aus. Aufgrund der kurzfristigen Umsetzung wurden in den wenigsten Fällen vertragliche Regelungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geschlossen oder umfassende organisatorische Grundlagen geschaffen.

Was Sie nun beachten müssen und ggf. noch tun sollten, erfahren Sie in unserem heutigen Newsletter.

 

1. Was ist arbeitsrechtlich zu regeln?

a) Sind Arbeitsverträge anzupassen?

Grundsätzlich gibt es weder eine Pflicht noch einen Anspruch auf Homeoffice. Maßgeblich ist, was in den Arbeitsverträgen oder sonstigen Regelungen wie Betriebsvereinbarungen festgelegt ist. Gibt es keine Regelung, so kann mit den Mitarbeitern eine Vertragsänderung vereinbart werden. Die Vereinbarung muss nicht zwingend schriftlich sein. Durch schlüssiges Handeln können Arbeitgeber und Mitarbeiter ebenfalls zeigen, dass sie mit einer Arbeit im Homeoffice einverstanden sind. Die Regelung der Einzelheiten ist dann aber ungewiss. Um möglichen rechtlichen Probleme – insbesondere nach COVID-19 – aus dem Weg zu gehen, ist eine schriftliche vertragliche Regelung über die Tätigkeit im Homeoffice dringend zu empfehlen. Diese sollte in jedem Fall beinhalten, ob es sich um eine dauerhafte oder befristete Tätigkeit im Homeoffice handelt, ob der Arbeitgeber Aufwendungsersatz leistet (z.B. Internet, Strom) und wie die Erreichbarkeit des Mitarbeiters sichergestellt wird. Selbst wenn Mitarbeiter bereits mobil arbeiten, empfehlen wir auch jetzt noch den Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung.

b) Geänderte Arbeitszeiten etc.?

Gelten beim mobilen Arbeiten / Homeoffice besondere Regelungen zu Arbeitszeiten etc.? Nein. Auch bei der Arbeit zu Hause gelten sehr ähnliche Voraussetzungen wie am Arbeitsplatz im Unternehmen. Das gilt insbesondere für die Sicherheit am Arbeitsplatz. Im Falle eines Unfalles greift die gesetzliche Unfallversicherung, wenn es sich um eine berufliche Tätigkeit handelt. Auch die Arbeitszeiten richten sich nach den Regelungen im Arbeitsvertrag. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer nicht außerhalb der Arbeitszeiten im Homeoffice erreichbar sein muss, gleichzeitig natürlich auch während der vereinbarten Arbeitszeit seine Arbeitsleistung zu erbringen hat. Auch für die Ruhe- und Pausenzeiten bestehen die gleichen Regelungen wie für die „normale Arbeit“.

c) Datenschutz und mobile Arbeit

Der Datenschutz macht nicht am Betriebsgelände halt und wird auch nicht durch COVID-19 außer Kraft gesetzt. Auch außerhalb des Unternehmens sind die Vorgaben der DSGVO und des BDSG einzuhalten – auch durch die Mitarbeiter. Gerade beim mobilen Arbeiten birgt dies Risiken für den Schutz personenbezogener Daten durch Nutzung von privatem oder gar öffentlichem WLAN oder auch die einfache Zugriffsmöglichkeit für Familienmitglieder. Für die Arbeit im Homeoffice sollte daher eine Datenschutzvereinbarung mit den Mitarbeitern getroffen werden. Diese Vereinbarung regelt, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen Mitarbeiter im Homeoffice ergreifen müssen. Zwar kann durch entsprechende Software die Gefahr von IT-Angriffen minimiert werden, jedoch kann nicht kontrolliert werden, ob es nicht an anderer Stelle zu Datenpannen kommen kann, die für den Arbeitgeber schwerwiegende Folgen haben können.

d) #PostCorona

Wer als Arbeitgeber bislang keine Vereinbarung mit seinen Mitarbeitern über Tätigkeiten im Homeoffice getroffen hat, nun die Mitarbeiter aber wegen COVID-19 im Homeoffice arbeiten lässt, sieht sich dem Risiko ausgesetzt, dass die Mitarbeiter, wenn sie wieder im Unternehmen arbeiten sollen, der Auffassung sind, dass mittlerweile ein Recht auf ein ständiges Homeoffice besteht. Besteht dann keine klare rechtliche Regelung, führt dies zu Diskussionen. Wir gehen davon aus, dass ein solches Recht nicht entsteht. Trotzdem ist es sinnvoll, entsprechende Verträge mit den Mitarbeitern zu schließen, um dem vorzubeugen.

Ähnliche Fragestellungen können sich dann zur Festlegung der Arbeitszeiten, Kostentragung in Bezug auf die Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Gewährung von Aufwendungsersatz beziehungsweise Vereinbarung der pauschalen Abgeltung entstehender anteiliger Kosten (Miete, Strom etc.) durch das Bruttomonatsgehalt ergeben.

 

2. Arbeiten aus dem Homeoffice: Wir wissen, worauf es jetzt ankommt!

a) Projektmanagement im Homeoffice

In Zeiten von COVID-19 ist virtuelle Zusammenarbeit von essenzieller Bedeutung. Diese ist jedoch nur dann erfolgreich, wenn jeder seinen Teil dazu beiträgt. Hierzu müssen Teammitglieder sowie Kunden proaktiv angesprochen werden, um ihr Engagement hochzuhalten. Des Weiteren muss in regelmäßiger Form Feedback eingeholt werden und es müssen sogenannte "Review Sessions" stattfinden. Der Projektmanager muss im Homeoffice eine moderierende Funktion haben, den Mitarbeitern virtuelle Meetings erleichtern, für einen unkomplizierten Austausch sorgen und eine virtuelle Etikette (Regeln) etablieren.

b) Welche Werkzeuge helfen meinen Mitarbeitern bei der Zusammenarbeit?

Da das informelle Organisieren im Büro entfällt, müssen Meetings expliziter und detailreicher geplant werden. Hierbei helfen interaktive Werkzeuge wie beispielsweise Wire Frames, interaktive Whiteboards, virtuelle Feedback-Tools sowie tägliche Planungstools, die die Zusammenarbeit transparent machen und für einen einfachen und zielgerichteten Austausch sorgen. Der entscheidende Mehrwert, den digitale Werkzeuge bieten, ist die Unterstützung virtueller Kooperation auch außerhalb geplanter Meetings. Von ihrer Anwendung profitiert Ihr Unternehmen über die COVID-19 Zeit hinaus.

c) Welche Methoden helfen meinem Unternehmen jetzt bei der Zusammenarbeit?

Im Homeoffice bedarf es ordnungsgemäßer Prozesse zur Aufsicht und des Austausches, die strikt eingehalten werden müssen. Diese Prozesse sollten Ihre Mitarbeiter unter der Anleitung eines Projektmanagers gemeinsam erarbeiten, sich diszipliniert daran halten sowie auf dieser Basis wertorientierte Besprechungen durchführen. Darüber hinaus sollte eine pragmatische Dokumentation über Aufgaben und deren Zuweisungen erfolgen.

d) Kultur und Organisation in Zeiten von Corona und Homeoffice

COVID-19 ist für Unternehmen eine extreme Herausforderung, aber auch für deren Mitarbeiter. Es sind sorgenvolle Zeiten und unser Alltag wird plötzlich auf den „Kopf gestellt“. Hinzukommt, dass der tägliche Austausch sowie gewohnte Rituale mit den Kollegen wegfallen. Sie können den Zusammenhalt Ihrer Mitarbeiter aber auch im Homeoffice mit einfachen Mitteln stärken: Etablieren Sie einen regelmäßigen virtuellen „Kaffeeklatsch“ oder richten Sie eine feste „Sprechstunde“ ein, um Konflikte früh zu erkennen und zu lösen.

 

3. Ihre Ansprechpartner

Leena Diestelhorst, Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht

Tim Cordes, Projektleiter Unternehmensberatung