Dokumentenmanagement

Ihr Ziel: Struktur in Ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse bringen und die im Unternehmen vorhandenen Daten nutzbar machen.

Die Lösung

 

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems! Die Digitalisierung Ihrer dokumentenbasierten Geschäftsprozesse wird den Informationsfluss im Unternehmen optimal steuern. Daten werden sichtbar sowie auswertbar gemacht. Damit schöpfen Sie die damit verbundenen Wettbewerbsvorteile voll aus. Wir begleiten Sie bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems: von der Formulierung der Projektziele und dem Erstellen eines Projektplans, bis hin zur Implementierung der Software in Ihrem Unternehmen und der abschließenden Erfolgsbewertung.

Unsere Schwerpunkte

  • Ganzheitliche Planung, Durchführung und Dokumentation von Software-Einführungsprojekten
  • Analyse und Optimierung der dokumentenbasierten Geschäftsprozesse
  • Erstellung von Investitionsempfehlungen unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten
  • Beratung hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z.B. GoBD & DSGVO)

Ihre Vorteile

  • mehr als 35 Jahre Erfahrung in der Beratung mittelständischer Unternehmen
  • eine persönliche, individuell auf Ihr Unternehmen ausgerichtete Beratung
  • herstellerunabhängige Softwareauswahl
  • ein interdisziplinärer Beratungsansatz: Wir berücksichtigen alle rechtlichen, steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Aspekte.
  • agile Projektsteuerung und Akzeptanzmanagement im Unternehmen
  • Überwachung der Projektziele und -kosten
  • innovative Lösungen wie z.B. das Einbinden der Steuer- und Rechtsberatung in ihre Geschäftsprozesse, Full Service-Dokumentenverwaltung oder automatische Auswertung des Kundenschriftverkehrs.

FAQs

Was ist ein DMS bzw. ein ECM?

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management Systeme (ECM) werden in der Praxis synonym verwendet. Sie sind Oberbegriffe für elektronische Dokumentenverwaltungssysteme (vgl. auch bitkom - ECM im Mittelstand) und dienen der Verwaltung von digitalen bzw. digitalisierten (gescannten) Dokumenten. Dabei reicht der Funktionsumgang des Systems von der Erstellung, über die (kollaborative) Bearbeitung bis hin zur unveränderbaren und rechtssicheren Archivierung der Dokumente.

Was sind die Vorteile eines DMS?
  • sofortiges Auffinden von Informationen bzw. Dokumenten
  • beschleunigter Rechnungsdurchlauf -> Erhöhung der Liquidität & schnelle Verfügbarkeit von Kennzahlen
  • Erhöhung der Produktivität & der Kundenzufriedenheit durch (Teil-)Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen
  • Sicherheit vor Daten- & Informationsverlust
  • mobiler Zugriff auf Dokumente
  • jederzeitige Nachweis- & Auskunftsfähigkeit (Compliance)
  • gemeinsames (kollaboratives) Arbeiten ist möglich
  • Ablage und Bearbeitung nahezu aller Datentypen (z.B. E-Mails & Office-Dokumente, TIFF, PDF, JPG, MP4, MPG etc.) auf einer Plattform
  • einfaches Überwachen von Fristen (Kündigung, Verlängerung etc.)
Für welche Unternehmen eignet sich ein DMS?

Prinzipiell eignet sich ein Dokumentenmanagementsystem für jedes Unternehmen - unabhängig von Größe oder Branche.

Die am Markt angebotene Software ist so leistungs- und funktionsstark wie noch nie. Gleichzeitig sinken die durchschnittlichen Einführungskosten immer weiter. Nicht zuletzt aufgrund von Cloud-Diensten, die sehr geringe Anforderungen an die notwendige Hardware stellen und immer höhere Akzeptanz finden.

Wie läuft die Einführung eines DMS ab?

Wir identifizieren Ihre Bedürfnisse im unternehmerischen Gesamtkontext, bringen Licht ins Anbieterdickicht und blicken dabei über den „Projekt-Tellerrand“ hinaus, um eine stimmige und erfolgreiche Digitalisierungsstrategie in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. Unsere Experten der Lüders Warneboldt Unternehmensberatung unterstützen Sie gerne bei Ihren Fragestellungen. Sprechen Sie uns an!

Ihr Ansprechpartner

Thilo Schütz
Master of Science, Certified Process Management Expert (OCEB2-F), Consultant Digital Transformation

Kontaktformular


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