Digital

Was ist eigentlich Unordnung? Fragt man den Duden, erhält man die wenig erhellende Antwort, dass „Unordnung ein durch das Fehlen von Ordnung gekennzeichneter Zustand ist“. Zudem findet sich ein Hinweis auf den sprichwörtlichen Augiasstall. Dieser dient in der griechischen Mythologie als Sinnbild für Unordnung und eine scheinbar nicht zu bewältigende Aufgabe.

Der Sage nach bestand eine der zwölf legendären Aufgaben des Herakles darin, die Rinderställe des Königs Augias innerhalb eines Tages auszumisten. In den Ställen wurde die stattliche Zahl von über 3 000 Rindern gehalten – und die Stallungen waren seit mehr als 30 Jahren nicht mehr gereinigt worden. Die Bewältigung der Aufgabe galt als unmöglich. Doch Herakles ersann eine Lösung. Er brach das Fundament der Ställe auf und leitete die Flüsse Alpheios und Peneios durch sie hindurch. So gelang es Herakles, die Stallungen zu reinigen und die schier unmögliche Aufgabe zu bewältigen.

Ordnung schaffen im Dokumentenwust – eine Herkulesaufgabe?

Überträgt man das Bild auf den betrieblichen Arbeitsalltag, kann es vorkommen, dass die  unternehmensinterne Dokumentenverwaltung einem Augiasstall gleicht. Die Suche nach Unterlagen, ob in Leitz-Ordnern, auf EDV-Servern, in E-Mail-Postfächern oder in den Stapeln auf Schreibtisch und Fensterbänken, kostet viel Zeit und Nerven und bindet wichtige Ressourcen. Das Schaffen von Ordnung im Dokumentenwust erscheint als schwer zu lösende Aufgabe.

Die jüngsten Entwicklungen am Markt für digitales Dokumentenmanagement lassen jedoch hoffen. Die angebotene Software ist so leistungs- und funktionsstark wie noch nie. Gleichzeitig sinken die durchschnittlichen Einführungskosten immer weiter. Nicht zuletzt aufgrund von Cloud-Diensten, die sehr geringe Anforderungen an die notwendige Hardware stellen. Aktuell nutzen nur etwa 33 % aller mittelständischen Unternehmen ein Enterprise Content Management System (ECM), also ein System zur Verwaltung digitaler unternehmerischer Inhalte. Im Gegensatz dazu verwenden bereits rund 90 % aller großen deutschen Unternehmen ECM-Systeme und haben das „Ausmisten“ längst hinter sich.

ECM-Systeme: Die fleißigen „Stallknechte“

Die Vorteile eines integrierten Content-Management-Systems liegen auf der Hand. Langwieriges Suchen erübrigt sich. Dokumente werden an zentraler Stelle digital abgelegt und können von allen Mitarbeitern unmittelbar abgerufen und im Team bearbeitet werden. Zudem wird der Dokumentendurchlauf durch intelligente Prozesse gesteuert. So ist es beispielsweise möglich, den Rechnungsfreigabeprozess völlig papierlos ablaufen zu lassen. Die digitalisierte Rechnung wird im Zuge eines automatischen Prozesses an die zuständigen Entscheider weitergeleitet und zur Zahlung freigegeben. Ein Prozess, der früher schon mal mehrere Tage in Anspruch nehmen konnte, benötigt heute nur noch wenige Stunden.

Mit Mut und Geschick die neuen Besen kehren lassen

Doch das Einführen eines ECM-Systems im Unternehmen bedeutet nicht automatisch das Schaffen von Ordnung im Betrieb. Das Entwickeln intelligenter Ablagestrukturen und das Schaffen einer „Ordnungskultur“ obliegen nach wie vor dem Unternehmer selbst. Es gilt: „Intelligente Software für intelligente Strukturen“, aber nicht: „Intelligente Software statt intelligenter Strukturen.“

Das wichtigste Erfolgskriterium für ein ECM-Einführungsprojekt ist der Wille der Geschäftsführung und der Mitarbeiter etwas verändern zu wollen. Der Ausspruch: „Never change a running system“ gilt nicht. Generell ist dieser Leitsatz einer der am häufigsten missverstandenen (IT-)Empfehlungen. Der Spruch leitet sich von der Fußballweisheit: „Never change a winning team“ des ehemaligen englischen Trainers Sir Alf Ramsey ab.

Allerdings muss man kein Fußballexperte sein, um zu wissen, dass die sprichwörtliche Regel nur für eine begrenzte Zeit gelten kann. Denn wie ein Fußballteam ist auch ein Unternehmen einem ständigen Wandlungsprozess unterworfen. Damit es sich weiterentwickeln kann, müssen alte Prozesse neu gedacht werden. Um bei der Allegorie der Augiasställe zu bleiben: Alte, schlecht strukturierte Ablageprozesse, müssen aufgebrochen und überdacht werden, um sich mit Hilfe eines neues Lösungsansatzes vom „alten Mist“ zu befreien. Viele Geschäftsführer haben dies erkannt, und so überrascht es nicht, dass 25 % aller mittelständischen Unternehmen planen, in naher Zukunft in integrierte ECM-Software zu investieren.

Und was ist nun Unordnung?

Die Beantwortung der Frage nach der Definition von Unordnung steht noch aus. Eine mögliche Antwort  lautet: „Unordnung ist ein System, das weder eine allgemein bekannte Struktur noch entsprechende Regeln erkennen lässt.“

Unsere Empfehlung

Die aktuellen Entwicklungen zeigen deutlich, dass der Mittelstand die Vorteile von ECM-Systemen in Zukunft viel stärker nutzen wird, um mehr Struktur und Ordnung in die Dokumentenverwaltung zu bringen. Nehmen auch Sie den Augiasstall in Angriff! Mit der Einführung eines ECM-Systems schaffen Sie die richtige Grundlage für weitere Prozessoptimierungen und steigern damit Ihren Unternehmenserfolg. Gern helfen wir Ihnen beim „Ausmisten“!